Bytte kassasystem: dette bør være klart før første vakt

Bestem hva som må fungere første dag

Skriv ned hva byttet skal løse. Velg én ansvarlig på restauranten og én kontakt hos leverandøren. Skill mellom det som må være klart første dag, og forbedringer som kan vente.

Velg et tidspunkt som gir dere tid til å kontrollere alt før det blir travelt. Behold tilgang til gamle opplysninger til dere vet hvor dere finner dem videre.

Ta vare på rapporter og kontroller pengene

Gå gjennom listen med regnskapsansvarlig og leverandøren. Sjekk at filene er lagret, kan åpnes og er forståelige. Oppgjør betyr her pengene som betales ut til restauranten etter blant annet gebyrer og tilbakebetalinger.

• Rapporter: Ta vare på relevante rapporter om salg, betalinger, tilbakebetalinger og dagsoppgjør. Avklar hvilke perioder de dekker, filformatet og hvordan dere får tilgang senere.
• Utbetalinger: Noter hvilken periode som sist er avsluttet. Skriv hvilke betalinger som fortsatt venter på utbetaling. Kontroller at salg, gebyrer og tilbakebetalinger stemmer med pengene på bankkontoen.
• Bestillinger som ikke er fullført: Lag en liste over bord som ikke har betalt, forhåndsbestillinger og betalt mat som ikke er levert. Avklar hvor hver bestilling skal fullføres.
• Gavekort og fordeler: Sjekk hvor mye som står igjen på gavekortene, og hvilke fordeler gjestene har opptjent. Bestem hvordan de kan brukes. Unngå at samme beløp eller fordel brukes i begge systemer.
• Tilgang: Hvem trenger gamle opplysninger? Hvilke brukere må opprettes i det nye systemet? Hvem fjerner tilgang som ikke lenger skal brukes?

Prøv menyen, betalingen og kjøkkenet sammen

Kontroller priser, tilvalg, innstillinger for avgift og utsolgte varer. Sjekk at bestillingen kommer til riktig sted på kjøkkenet.

Avtal med leverandøren hvordan dere kan teste. La ansatte prøve en vanlig bestilling, en rettelse og en tilbakebetaling. Prøv også en bestilling som skal hentes senere.

Se på kvitteringen og rapporten etterpå. Kontroller at bestillingen går til riktig skjerm, og at dere kan sjekke utbetalingen mot registrerte salg og gebyrer.

Lag en plan hvis noe stopper

Bestem når dere må stoppe eller gå tilbake til det gamle systemet. Det kan være når betaling ikke kan bekreftes, bestillinger ikke når kjøkkenet eller summene ikke stemmer. Én navngitt person må kunne ta avgjørelsen.

Skriv hvordan dere tar imot bestillinger ved avbrudd, og hvem dere kontakter. Avtal hvordan dere kontrollerer opplysningene etterpå. Ha en tydelig rutine hvis samme bestilling må håndteres i begge systemer.

Hvis planen krever det gamle systemet, må dere prøve den mens dere fortsatt har tilgang.

Kontroller den første utbetalingen og travle vakten

Sammenlign registrert salg, betalinger og tilbakebetalinger med den første utbetalingen. Husk at pengene kan komme senere enn dagen salget ble gjort. Skriv ned forskjeller og hvem som undersøker dem.

Samle erfaringene fra kjøkkenet og serveringen. Rett feil i menyen, rutinene og opplæringen før dere legger til mer. Kontroller at både driften og pengene stemmer før dere regner byttet som ferdig.